Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya
Setipa surat resmi terdiri atas bagian-bagian yang lengkap, baik surat niaga maupun surat resmi dinas pemerintahan. Setiap bagian surat mempunyai fungsi dan cara penulisan.
1. Kepala surat
Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Dalam kepala surat yang lengkap tercantum:
b. Alamat lengkap,
c. Nomor telepon, teleks, kotak pos, (jika ada),
d. Alamat kawat,
e. Nama kantor cabang,
f. Nama bangkernya,
g. Jenis usaha atau aktivitasnya, dan
h. Gambar-gambar sebagai simbol/larang.
Secara sederhana dapat dikemukakan fungsi kepala surat sebagai berikut:
a. Untuk mengetahui nama dan alamat suatu instansi atau lembaga (pengirim surat),
b. Sebagai identitas suatu instansi atau lembaga,
c. Sebagai lambang/simbol suatu instansi atau lembaga, dan
d. Sebagai alat promosi.
Contoh:
PT SERBA GUNA
JALAN NUSANTARA NOMOR 6
MAKASSAR
2. Nomor surat
Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas itu berguna untuk:
a. Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip
b. Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat
c. Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan
d. Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan (mengklasifikasikan) penyimpanan surat
e. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
contoh: Nomor: 23/FAKSAS.UH/II/2014 atau No. : 23/FAKSAS.UH/II/2014
3. Tanggal surat
Tanggal surat berfungsi:
a. Untuk memberitahukan kepada si penerima surat, kapan surat itu ditulis.
b. Untuk memberikan informasi kepada si penerima surat, berapa lama itu diperjalanan
Contoh:
24 Mei 2014
Nama kota tidak perlu dicantumka dan tanpa tanda baca dibelakangnya.
4. Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata Lampiran atau singkatan lamp. yang diikuti titik dua (:) kemudian jumlah yang dilampirkan dan nama barang yang dilampirkan serta tidak diikuti tanda baca.
Untuk surat resmi ada dua cara yaitu di bawah nomor (surat resmi) dan di kiri bawah (surat niaga).
5. Hal atau perihal
Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut.
Hal surat berguna untuk
a. Menyimpulkan isi surat,
b. Mempermudah si penerima dalam membahas masalah,
Contoh Hal : Jadwal Ujian Semester, Hal : JADWAL UJIAN SEMESTER
6. Nama dan alamat surat
Dalam surat menyurat resmi bahasa indonesia, alamat surat dimulai dengan kata depan kepada tanpa tanda baca. Di muka nama orang dicantumkan ucapan
penghormatan yang terhormat ( Yth.), kemudian dituliskan kata sebutan saudara (Sdr.), Bapak, Ibu Tuan (Tn.). Jika disebutkna nama jabatannya, maka tidak perlu memakai sebutan dan tanpa tanda titik.
Nama jalan hendaknya ditulis lengkap. Nama kota biasanya didahului kata depan disebagai pengantar nama kota boleh dihilangkan. Nama kota digaris bawahi secara berimpit atau nama kota ditik dengan menggunakan huruf besar semuanya tanpa digaris bawahi dan tidak diikuti tanda baca.
Comtoh:
Kepada atau
Yth. Sdr. Ahmad Ruyadi Kepada
Jalan Masjid Raya Nomor 35 Yth. Sdr. Drs. Nur Ainun
Di Jln. Salemba Raya No. 76
Makassar JAKARTA
7. Pembuka surat atau salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan. Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka. Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata: Dengan hormat, Saudara …….. yang terhormat, Bapak ……… yang terhormat.
8. Pembuka kata atau alinea pembuka
Merupakan pengantar ke isi surat yang sesungguhnya guna menarik perhatian pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut. Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau laporan:
a. Dengan ini kami beritahukan bahwa ……
b. Bersama ini kami lampirkan …..
c. Kami mengundang …..
d. Sesuai dengan pemberitahuan ….
e. Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa …..
f. Perkenankanlah kami melaporkan
g. Menyambung surat kami tanggal … No. ...
Orang sering mengacaukan pemakaian kata : “bersama ini” dan “dengan ini”dalam menulis surat. Perkataan “bersama ini” hanya dipakai apabila pada surat ada sesuatu yang disertakan atau dilampirkan. Contoh alinea pembuka pada surat balasan :
a. Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …… No. ...
b. Membahas surat Saudara tanggal….. No. ...
c. Memenuhi permintaan Saudara melalui surat tanggal …… No. ...
d. Memperhatikan surat Saudara tanggal ... No. ...
e. Surat Saudara tanggal .... No. .... telah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu ……
9. Isi surat atau alinea peralihan
Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada penerima surat. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang
dan bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang baku. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari keterangan tempat saja.
Isi surat hendaknya disusun dengan baik, untuk itu perlu diperhatikan pedoman di bawah ini
a. Tetapkan dahulu maksud yang akan disampaikan, diberitahukan, dikemukakan, diminta, atau dinyatakan secara jelas,
b. Tetapkan urutan isi surat itu secara sistematis dan logis,
c. Tuliskan isi surat iti dalam alinea-alinea yang jelas,
d. Hendaknya dihindari penggunaan akronimdan singkatan yang belum lasim,
e. Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang benar dan tepat, sederhana, lugas, sopan, logis, dan menarik.
f. Bentuk surat yang tepat dan menarik,
g. Ketikan yang serapi-rapinya.
10. penutup kata atau alinea penutup
Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat. Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai. Contoh:
a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus, terimakasih.
c. Sambil menunggu kabar selanjutnya, kami ucapkan terima kasih.
d. Demikian laporan kami, semoga mendapat perhatian Saudara.
e. Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.
11. Salam penutup atau penutup surat
Fungsi salam penutup ialah untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Contoh:
Hormat kami, Salam kami, Wassalam.
Pada surat dinas pemerintah tidak dicantumkan salam penutup melainkan cukup disebutkan nama jabatan atau kantornya, kemudian mencantumkan nama terang di bawah tandatangan. Dewasa ini di bawah nama terang dituliskan pula Nomor Induk Pegawai (NIP).
12. Nama terang dan jabatan penanda tangan surat
Surat resmi dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Nama terang penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan menggunakan huruf besar pada awal pada awal setiap kata dan diberi garis bawah atau menggumakan huruf besar semuanya tanpa digaris bawah serta tidak diikuti tanda baca apa pun di belakang nama penanda tangan. Penempatan nama jabatan dalam surat dinas pemerintahan, nama jabatan ditulis lebih dahulu baru diikuti nama
terang dibawahnya. Sedangkan dalam surat niaga, jabatan ditempatkan dibawah nama penanda tangan. Contoh
Surat dinas Surat niaga
Rektor, Hormat kami
Prof. Dr. H. Syaifullah Burhan, M. Sc. H. Akhmad Syrif M., S.H
NIP 130183125 Direktur
13. Tembusan
Tembusan (c.c. = carbon copy;) surat atau tindasan dikirimkan ke .beberapa instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Kata tembusan di tuliskan di sebelah kiri bawah
Contoh:
Tembusan:
1. Yth. Dirjen Pendidikan Tinggi
2. Yth. Dirjen Kebudayaan
14. Inisial
Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga. Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula
Tidak ada komentar:
Posting Komentar