Bagian Surat

    Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai.
Pada surat resmi (bisnis) , bagian-bagiannya, adalah sebagai berikut :
 1.      Kepala surat (kop surat) Kepala surat surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi: Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi, Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut, Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web. Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan
 2.      Tanggal Surat Tanggal surat berfungsi memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu ditulis. Sebagaimana diketahui, pengiriman surat kadang-kadang cepat sampai ke tujuan, tetapi kadang-kadang juga lambat. Dengan tercantumnya tanggal surat, penerima akan mengetahui berapa lama surat itu dalam perjalanan. 3.      Nomor, lampiran, dan hal atau perihal Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebu
 4.      Nama dan alamat yang dituju Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun nonakademis secara benar ejaannya. 
5.      Salam pembuka dan paragraf pembuka Salam pembuka merupakan sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain sebelum menyampaikannya. 
6.      Isi surat Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima surat. Secara garis besar, isi surat mencakup tiga hal penting yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.
 7.      Salam penutup dan paragraf penutup Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek (hormat), sopan, atau etika berkirim surat.
 8.      Tanda tangan, nama jelas dan jabatan Surat dinas dan surat bisnis dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan suatu instansi, lembaga atau organisasi. Setelah surat ditandatangani, nama pengirim dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut. 
9.      Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy) Kata tembusan yang ditulis huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. 
10.  Inisial Inisial, yang disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membantu konsep dan yang mengetik surat tersebut. Inisial berguna untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam pengetikan surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat tersebut dapat dihubungi dengan mudah. Gambar: Bagian-bagian Surat G.  

  Bentuk-bentuk Surat 

Adapun yang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya, terutama sebagai petunjuk atau identifikasi untuk memproses surat tersebut. Ada Berbagai bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block Style, Hanging Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style, Semi Block Style. 
1.      Bentuk Lurus (Block Style) Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri, perhatikan contoh berikut ini. 
2.      Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style) Perbedaan surat bentuk ini terletak pada isi paragpraphnya, dimana baris kedua pada paragraph surat tersebut dimulai 5 baris (menggantung), kita lihat contoh berikut.
3.      Bentuk Lekuk (Indented Style) Bentuk surat ini dikenali pada alamat dalamnya yang berlekuk, dan setiap awal paragraph selalu menjorok 5 baris kedalam sedangkan baris berikutnya tetap pada margin kiri, berikut contoh gambarnya.   
 4.      Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Pada bentuk surat lurus penuh (Full Block Style) seluruh bagian surat kecuali kop surat, pengetikannya dimulai dari margin sebelah kiri. Dapat dilihat pada contoh berikut ini.    5.      Bentuk Resmi (Official Style) Bentuk resmi ini sering digunakan dalam institusi pemerintahan, pada pengetikannya alamat dalam berada pada sisi sebelah kanan, kemudian paragraf isi surat menjorok sedikit kedalam, setiap awal paragraf menjorok 5 spasi kedalam. Lebih jelas perhatikan contoh surat dibawah ini. 
6.      Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Yang membedakan bentuk Semi Block Style dengan Block Style maupun Full Block Style adalah pada awal paragraph yang menjorok 5 karakter ke dalam, kemudian tanda tangan berada di sebelah kanan surat, lebih lengkap dapat dilihat pada gambar berikut.