CARA MENYIMPANAN ARSIP YANG BAIK

Sebelum arsip disimpan di filling cabinet atau di rak penyimpanan. Peralatan yang biasa digunakan untuk menyimpan arsip beraneka macam bentuk dan jenisnya. Salah satu jenis peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip adalah sbb:

1     Map arsip/folder

Adalah sebuah kertas atau plastik tebal  berbentuk lipatan yang berguna melindungi atau menyimpan arsip dari kerusakan yang diakibatkan oleh tangan-tangan  manusia, air, minyak, sinar matahari langsung, serangga dll. Adapun peralatan yang dimaksud adalah sbb;

a)      Stopmap folio (map yang mempunyai 2 lipatan lembaran kertas tebal)

b)      Snelhechter (map yang mempunyai penjepit kertas di dalamnya)

c)      Brief ordner ( map yang terbuat dari bahan kertas tebal dan memiliki penjepit kertas dari  besi)

d)      Portapel (map yang memiliki tali pengikat kertas arsip)

e)      Hanging forder (map yang bisa digantungkan)

2   Penyekat/pembatas petunjuk

Sekat pembatas  biasanya terbuat dari bahan kertas tebal atau plastik yang berguna untuk membatasi bagian dari suatu folder.

3    Lemari arsip

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip di dalam lemari yang terbuat dari kayu, besi, atau bahan dari alumunium.

4 Rak arsip.

Adalah kerangka yang terbuat dari kayu atu  besi yang tidak memiliki daun pintu dan penyekat. Rak penyimpanan arsip biasanya bertingkat-tingkat dan memiliki sekat dan laci. Arsip sebelum di letakan di rak-rak, terlebih dahulu di masukan kedalam sebuah kotak atau ordner.

5   Kardek.

Adalah alat untuk menyimpan kartu kendali , kartu indek dan kartu-kartu lain yang mencatat arsip-arsip yang ada, dan  cara penyimpanannya harus ditangani oleh orang yang profesional dibidangnya.

6.6    Berkas peringatan.

Adalah suatu alat bantu untuk menyimpan arsip atau kartu-kartu kendali yang diberi tanda batas tanggal waktu jatuh tempo.

7.7  Kota arsip.

Adalah alat bantu untuk menyimpan arsip yang akan terlebih dahulu dimasukan kedalam sebuah folder/map arsip

8.8  Rak penyortiran

Adalah tempat untuk memilah-milah surat yang masuk/diterima, untuk kemudian diproses untuk dikirim, atau untuk mengelompokkan surat-surat berdasarkan isi kandungan surat.

Tata cara penyimpanan arsip  yang baik ada bermacam cara yang dapat dilakukan diantaranya adalah sbb;

Penyimpanan arsip secara horisontal/mendatar.

Penyimpanan arsip gaya mendatar atau horizontal adalah arsip-arsip yang telah dimasukan kedalam stofmap/folder kemudian ditumpuk ka atas di dalam lemari arsip (arsip ditumpuk dari bawah ke atas).

Penyimpanan arsip secara vertikal/berdiri.

Cara penyimpanan arsip gaya vertikal/berdiri adalah arsip-arsip yang dimasukan kedalam folder lalu disusun berdiri memanjang di dalam lemari arsip secara berurutan dari depan ke belakang.

Penyimpanan arsip  Lateral filling.

Penyimpanan arsip yang dilakukan dengan cara arsip dimasukan kedalam snelhechter atau brief odnerlalu disusun berdiri dengan punggung odner menghadap kedepan. Punggung odner telah diberi judul dan tahun arsip agar mudah ditemukan.

Tata cara penyimpanan arsip.

1    Memeriksa terlebih dahulu pada lembar disposisi surat apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan  atau belum (meneliti tanda pelepas surat). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. Yang menunjukkan perintah untuk menyimpan surat.

2      Mengindeks atau pemberian kode pada surat tersebut. Indeks surat/kode surat dibuat disesuaikan dengna system yang dipakai dalam penyimpanan arsip dengan maksud untuk memudahkan dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat yang dibutuhkan

3   Pekerjaan menyortir atau memilah-milah surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Untuk kegiatan menyortir atau memilah-milah surat sebelum disimpan biasanya dilakukan di atas rak atau kotak sortir surat.

4     Berikutnya menyimpan surat ke dalam map (folder). Biasanya surat-surat disimpan dalam folder/map dalam bentuk stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel atau folder gantung, kemudian dimasukan kedalam lemari arsip atau filling cabinet yang terbuat dari bahan besi tahan api.

5.      Menata arsip yang baik sesuai dengan sistem yang digunakan dan  sistem penyimpanan arsip dapat menggunakan beberapa sistem seperti yang tertera di bawah ini.

a. Sistem abjad

b. sistem tanggal

c. sistem nomor

d. sistem wilayah

e. sistem subyek/pokok masalah.