1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis dapat berfungsi sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya: objektifitas, sistematika, kesederhanaan, dan kemudahan dipahami (kejelasan).
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis, misalnya: surat permintaan informasi produk baru, surat penawaran produk baru, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penerimaan, surat penolakan, dan surat pangaduan (klaim)
3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis), misalnya surat perjanjian jual beli, surat perintah kerja, surat kerja sama, surat bukti tanda terima, dan faktur. Melalui surat-surat bisnis yang dapat dipakai alat bukti historis. 4. Alat untuk mengingat, misalnya surat-surat bisnis yang diarsipkan, pada saat dibutuhkan surat-surat tersebut dapat dilihat dan di cek kembali.
5. Bukti sejarah (historis), misalnya surat-surat izin pendirian usaha, surat penggabungan usaha (merger). 6. Pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah (instruksi kerja).
Surat-surat bisnis tersebut berfungsi sebagai pedoman atau acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan bisnis.
PENGELOMPOKAN SURAT
1. Menurut Wujud / Bentuknya
- Surat Bersampul (surat tertutup)adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.
- Kartu Posadalah bentuk suratterbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.
- Warkat Pos / Weseladalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop.. Telegram dan teleksdisebut juga sebagai surat kawat. Telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh.
- Memorandum (memo) dan Notaadalah surat yang digunakan oleh pimpina untuk menyampaikan suatu pesan-pesan singkat yang berupa pemberitahuan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu organisasi. .
- surat Tanda Buktiadalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. Contoh: faktur, kuitansi, dan tanda terima. 2. Menurut Pemakainnya
2. Menurut Pemakaiannya
- Surat Pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Yang termasuk surat pribadi: surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan, surat ucapan terimah kasih dll.
- Surat Dinas adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Yang termasuk surat dinas: surat undangan dinas, surat pengumuman, surat edaran, surat pengantar, dll
- Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau badan yan menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis, seperti bidang usaha produksi, perdagangan, dan usaha jasa.
- Surat Sosial adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosialbagi masyarakat pada umumnya. Misalnya surat pemberitahuan kepada instansi terkait, surat permohonan bantuandana kepada donatur, dll.
3. Menurut sasaran yang dituju
- Surat Biasa adalah surat yang dibuat seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi. Misalnya: surat pemberitahuan tentang penyelenggaan lokakarya aplikasi komunikasi bisnis dalam suatu perusahaan.
- Surat Edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seorang/suatu lembaga yang yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah banyak. Misalnya: surat edaran tentang hari kerja dan hari libur, upacara bendera hari-hari besar nasional, dan jadwal penggunaan pakaian seragam kerja
- Surat Pengumuman adalah surat berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas. Misalnya: pengumuman perusahaan tentang dibukanya lowongan kerja untuk beberapa posisi penting (manajer pemasaran, manajer personalia, dan manajer produksi).
4. Menurut isi dan maksudnya jenisnya sangat bervariasi sesuai dengan maksud dan tujuan penulisan surat tersebut. Misalnya: surat pemesanan produk, surat keterangan, surat pemberitahuan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk, surat konfirmasi, surat tugas, dll.
5. Menurut urgensi penyelesainnya surat dikelompokkan menjadi tiga jenis yaitu: Surat Biasa, Surat Segera, Surat Kilat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar