TUJUAN DAN MANFAAT OTOMATISASI PEKANTORAN


Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :

1)  Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.

Definisi Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan.

Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

CARA MENYIMPANAN ARSIP YANG BAIK

Sebelum arsip disimpan di filling cabinet atau di rak penyimpanan. Peralatan yang biasa digunakan untuk menyimpan arsip beraneka macam bentuk dan jenisnya. Salah satu jenis peralatan yang digunakan untuk penyimpanan arsip adalah sbb:

KEGUNAAN DOKUMEN

KEGUNAAN DOKUMEN

1. Memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya
2 .Menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen
3. Menyimpan dan menyelamtakan fisik doumen dan isi dokumen
4. Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan
5. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian pada ilmuan
6. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara
7. Dapat menjamin keutuhan informai yang memuat dalam dokumen

Pengertian dokumen dan Jenis Dokumen

Pengertian dokumen dan Jenis Dokumen

Dokumen adalah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat di pakai sebagai bukti ataupun keterangan.

Dokumen Diri dan Dokumen Keluarga

Dokumen adalah bukti tertulis. Dokumen dapat berupa surat penting. Dokumen ada dua yaitu dokumen diri dan dokumen keluarga. Dokumen diri adalah dokumen yang dimiliki oleh seseorang. Setiap orang memiliki dokumen diri. Sedangkan dokumen keluarga adalah dokumen yang dimiliki oleh seluruh anggota keluarga. Setiap keluarga memiliki dokumen keluarga.

Istilah-Istilah Dalam Kearsipan

Istilah-Istilah Dalam Kearsipan

1. Foto merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau individu

PENGERTIAN DOKUMENTASI

Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara sistematis serta menyebar luaskan  kepada pemakai informasi tersebut.

PENGKODEAN DOKUMEN

pengkodean dokumen dapat dengan mudah dilakukan sehingga tidak membutuhkan.Banyak waktu dalam penyimpanan. 

PENGERTIAN DOKUMEN

Dokumen menurut bahasa inggris berasal dari kata document yang memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak

PERALATAN KEARSIPAN

1. Filing Cabinet 

Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.

K E A R S I P A N

Tujuan Kearsipan adalah:

•   Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

PENGERTIAN KEARSIPAN


Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan

NILAI GUNA ARSIP

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.

JENIS-JENIS ARSIP

1.        Ditinjau dari kepentingannya yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung didalamnya.

PENGERTIAN ARSIP


Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief  

 Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya

Setipa surat resmi terdiri atas bagian-bagian yang lengkap, baik surat niaga maupun surat resmi dinas pemerintahan. Setiap bagian surat mempunyai fungsi dan cara penulisan.  

1.    Kepala surat

Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut. Dalam kepala surat yang lengkap tercantum:

a.       Nama lengkap instansi atau badan usaha,

Bagan Bentuk Surat

GAMBAR I BENTUK LURUS PENUH

Etika Korespondensi
Berdasarkan uraian diatas telah kita ketahui betapa pentingnya peranan korespondensi dalam menunjang aktifitas bisnis perusahaan, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi bisnis, antara lain

Korespondensi bisnis
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.

KORESPONDENSI




Korespondensi bisnis
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun ditempat lain.

CONTOH SURAT NIAGA

1. Pesanan barang

Pengertian Surat Niaga Dan Jenisnya Secara Jelas

 surat niaga adalah suatu surat yang dibuat atau ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan

   Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Korespondensi

1.      Pihak Pemberi Pesan

Pemahaman pada pihak pemberi pesan lebih diperhatikan pada bahasa tulis yang digunakan

    Jenis-jenis Surat Bisnis 


1.      Surat Perkenalan Adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli sehingga perkenalan itu akan berkelanjutan dengan proses berikutnya menurut transaksi

Bagian Surat

    Setiap surat mempunyai bagian-bagian dan masing-masing bagian itu mempunyai kegunaan tertentu. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung dari bentuk surat yang dipakai.

10 FUNGSI SURAT

1.      TANDA BUKTI TERTULIS YANG OTENTIK

Surat adalah bentuk bukti “hitam di atas putih” yang dapat menyimpan suatu rahasia dan dapat dijadikan sebagai suatu alat bukti yang sah.

FUNGSI SURAT BISNIS

Fungsi Surat Bisnis Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:

 1.      Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat. Dalam kaitannya dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagai pembawa pesan-pesan bisnis dari pengirim pesan kepada pihak lain. Oleh karena surat bisnis dapat berfungsi sebagi wakil dari pengirim surat, pengirim surat perlu memperhatikan berbagai kaidah penting dalam penulisan surat, misalnya: objektifitas, sistematika, kesederhanaan, dan kemudahan dipahami (kejelasan).

PENGERTIAN KORESPONDENSI 

      Pengertian Korespondensi Korespondensi berasal dari kata correspondence (Inggris) atau correspondenti (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat.

Pengertian Administrasi dan Fungsi Administrasi

Apa Pengertian Administrasi

Pengertian administrasi dan fungsi administrasi | Pengertian administrasi sederhananya adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data serta informasi (drafting and recording data+ information) secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain.